SmartEvent

Il prodotto

SmartEvent è organizzato ad aree. Si parte da quelle che servono e si aggiungono le altre quando l'attività cresce. Sono tutte collegate alle stesse anagrafiche, alle stesse commesse e alla stessa contabilità: è il motivo per cui un dato si inserisce una volta sola.

Chi partecipa

Un evento mette insieme persone con ruoli diversi, e ognuna ha bisogno di dati diversi. Tenerle in elenchi separati è quello che poi costringe a incrociare fogli la settimana dopo.

🎟️PartecipantiDati di contatto, dati fiscali e — per gli eventi ECM — i dati Agenas. Ognuno ha il suo QR e lo storico degli eventi a cui ha preso parte.
🎤Relatori e docentiAnagrafiche dedicate, con il ruolo che hanno in ciascun evento. Anche per loro dati Agenas e QR per la registrazione delle presenze.
🤝Clienti e sponsorOgnuno collegato alle commesse che vi ha affidato, e ogni commessa a uno o più eventi.
🚚FornitoriLocation, catering, service: chi vi fornisce cosa e quanto costa.
👷PersonaleChi lavora sugli eventi, con documenti e budget delle ore.
🎓Competenze e requisitiChi sa fare cosa e chi ha i requisiti per farlo, quando un incarico li richiede.

L'evento

Dall'apertura della commessa alla chiusura dei conti, l'evento è una cosa sola: se le informazioni nascono attaccate a lui, alla fine non c'è niente da ricostruire.

📅EventiTitolo, cliente, commessa, date, valore, link al sito dell’evento, tipologia formativa — residenziale, FAD, sul campo o blended — e se è accreditato ECM.
✅Checklist eventiLe cose da fare prima, durante e dopo, spuntate sull'evento invece che su un foglio appeso in ufficio.
📑Commesse e contrattiQuello che il cliente vi ha affidato, con dentro gli eventi che lo compongono.
🧰Altri serviziQuello che fate oltre agli eventi, gestito e contabilizzato allo stesso modo.
🗓️Calendario e verifica mensileCalendario generale, tabella degli eventi e controllo mese per mese di ore e impegni.
📦Mezzi, attrezzature e articoliCosa avete, dove sta, a quale evento è assegnato e cosa va rinnovato prima che scada.
Il giorno dell'evento

Badging: si scansiona, non si firma

L'app SmartEvent, su App Store e Google Play, registra entrate e uscite dei partecipanti con un QR. Le scansioni arrivano alla piattaforma, che calcola il tempo effettivo in sala — e che a sua volta è collegata a SalaVirtuale per la parte formativa online. Serve uno smartphone per varco, niente hardware dedicato.

Eventi ECM

I conti

Gli eventi non sono solo organizzazione: sono anche soldi. È la parte che di solito resta fuori dai gestionali per eventi, e che poi obbliga a ricostruire tutto in un foglio di calcolo quando lo sponsor chiede conto.

📗ContabilitàPrima nota, registrazioni, mastrino contabile e stampa dei partitari, con attribuzione ai centri di costo.
💶Incassi, pagamenti e IVAScadenzario di quello che entra e che esce, ritenute d'acconto, liquidazione IVA con lo storico.
🧾VenditePreventivi, fatture e note di credito, generati da dove nascono i dati.
📥AcquistiFatture e note di credito passive, con la gestione delle fatture elettroniche.
🧻Scontrini e note speseChi è in trasferta carica lo scontrino dal telefono, il riepilogo mensile si forma da solo e la contabilità lo ritrova già ordinato.
📘BilanciBilancio di verifica, stato patrimoniale e conto economico, bilancio in formato XBRL.

Il Monitor: quanto era previsto, quanto è stato speso

C'è un'area che non serve a registrare niente: serve solo a guardare. Ogni evento ha il suo budget diviso per voce, e accanto quello che è stato davvero attribuito. La differenza si vede mentre l'evento è ancora aperto.

  • Budget dell'evento per categoria e voce, con l'anno di competenza
  • Quanto di quel budget è stato effettivamente attribuito
  • Andamento di commesse, contratti e altri servizi
  • Centri di costo: quanto costa e quanto rende ogni evento
  • Budget del personale: ore previste e ore fatte
Il Monitor: quanto era previsto, quanto è stato speso

Documenti e comunicazioni

🗄️Archivio documentiI file che arrivano da fuori, collegati alla persona, al cliente o all'evento giusto.
📝Documenti prodottiContratti e lettere generati dalla piattaforma sui dati che ha già: il modello si scrive una volta, il testo e il PDF li fa lei.
✉️Comunicazioni via emailLa posta dell'ente collegata alla piattaforma e i messaggi costruiti da template, con la verifica che l'invio sia partito.

Una guida che risponde

Chiedetelo a MiraIn SmartEvent c'è una guida completa, pagina per pagina, e Mira, l'assistente con intelligenza artificiale che la conosce: le si chiede come si registra uno sponsor o dove si vede il consuntivo di un evento, e risponde con i passi e il link alla pagina giusta, tenendo conto di cosa può fare il proprio profilo. Se una cosa nella guida non c'è, lo dice invece di inventarla. Le macchine fanno la parte meccanica; le decisioni, e le persone in sala, restano vostre.

Quali aree vi servono?

Dipende da quanti eventi fate e se siete provider ECM. Il modo più rapido per scoprirlo è vederlo insieme: scriveteci e programmiamo una demo.

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